最近、仕事でミスりがち。
メモやノートはとるけど見落としもたまに・・・。
「タスク管理は大切!」と聞くのでエクセルでやってみたいけどいまいち分からない。
なので、エクセルでできるおすすめのタスク管理方法を知りたい。
あと、エクセルはそこまで詳しくないのでコツやテンプレなどあればほしい。
また、エクセルでのタスク管理は
タスクを管理して仕事とメンタルを爆上げしていきましょう。
- 【スキル不要】エクセルでタスク管理をする方法【おすすめテンプレ有】
- エクセルでタスクを管理するときのポイントx5つ
- タスク管理がメンタルにも効果的な理由
- まとめ:【スキル不要】エクセルでタスク管理をする方法
【スキル不要】エクセルでタスク管理をする方法【おすすめテンプレ有】
・仕事をしているほとんどの人になじみがある
・とくに会社PCではほぼインストールされている
※キーマンズネットの調査によるとエクセル利用率は98.5%

エクセルがない人はフリーソフトでも十分です
エクセルでタスクを管理するときのポイントx5つ
エクセルでタスクを管理するときのポイントは5つあります。
・忘れないうちにタスクを入力しておくか紙にメモする
・タスクは見返したとき用に分かりやすく書いておく【コツは3つ】
・重要なタスクは色を使って目立たせる
・タスク管理表は定期的にふりかえる
・あなたなだけの「タスク管理表」を作っていく
忘れないうちにタスクを入力しておくか紙にメモする
なんと、記憶した20分後には42%も忘れるそうです。
なのでとにかく忘れないうちにタスクをエクセルへ入力する、もしくは紙にメモです!
タスクは見返したとき用に分かりやすく書いておく【コツは3つ】
あなたがタスクを見返したとき用に分かりやすく書いておくのも大切です。
具体的には、
「やること(行動内容)」
「どこに」
「何を」
このあたりを意識しながらエクセルに入力すると見返したときにわかりやすいと思います。
分かりやすくしておく理由としては、
その日で終わるタスクもあれば、1週間・1か月かかるタスクもあるからです。
例えば、
「顧客へ荷物の発送手配をする」であればその日で終わります。
でも、「顧客へ見積回答をする」なら回答待ちなどで3日かかるときもあります。
さらに、「商品の発注」においては納期に3か月かかったりする場合もあります。
なので、あなたがふり返ったときに「あれ?ナンダッケコレ??」とならないよう、
タスクは見返したとき用に分かりやすくしておきましょう!
重要なタスクは色を使って目立たせる
あなたが「重要だ」、「これ、忘れちゃダメなやつだな」と思うタスクには色を使って目立たせておくとgoodです。
理由は、色をつけることで「完了していないタスク」が一覧できるからです。
テンプレの表では以下の項目に色をつけて「まだ終わってないよ」アピールしてます。
・「完了日 or ステータス」
・「備考欄」
ちなみに、一覧で表示させる方法はご存知の方も多いかと思いますがザックリ言うと、
エクセルには「フィルター」という検索機能があるのでこれを使って色つきタスク(完了していないタスク)を一覧で表示させることができます。
そういう案件に限ってけっこう大事だったりしますからねぇ。
なので、重要なタスクは色を使って目立たせておきましょう!
これで、「3か月前の案件」も忘れない!!
タスク管理表は定期的にふりかえる
タスク管理は定期的にふりかえることにも意味があります。
いわゆる「し、しまった!みっ、見落としていた・・・。」が激減するからです。
私もよくありましたし、実は今もたまにあるんですが(笑)
どれぐらいの頻度でふり返るかと言えば私の場合は、
・仕事をはじめる前
・仕事終わったあと
でふりかえります。
というか無意識にみてます(笑)
とくに、週のはじめ&終わりには「色をつけたタスク(完了していないタスク)」だけ表示してみるクセをつけています。
これで凡ミスも防げますので、
タスク管理表は定期的にふりかえることをおすすめします。
あなただけの「タスク管理表」を作っていく
あなただけの「タスク管理表」をぜひ、作ってください。
テンプレはしょせんテンプレです。
基本的な項目はあるけどあくまで「今の私にあっている」だけです。
タスク管理がメンタルにも効果的な理由
タスク管理をすることはメンタルにも効果的です。
理由は、タスク管理をすることで「前に進んでいる感」が得られるからです。
私は小さな会社の内勤なので、「何でも屋」みたいなところもあります。
なのでふと、「何やってんだろう?」的な悟りモードに突入する場合があります。
そんなときは、タスク管理表を見て「やってきたこと」をふり返るようにしています。
これで「前に進んでいる感」を得られ悟りモードを脱します。
また、自信にもつながります。
ここで、「前に進んでいる感」を得て自信をつけるためにも、セットで意識してほしいことが2つあります。
・タスクの大小は問わない
・できたことをちゃんと認識する
このあたりを意識するとより「前に進んでいる感」を得られるかと思います。
なので、タスク管理をすることはメンタルにも効果的です。
まとめ:【スキル不要】エクセルでタスク管理をする方法
内勤はいわゆる「何でも屋」のポジションになることも少なくありません。
「できて当たりまえ」という感じなので、
タスクを管理して雑多な仕事、突発的な依頼にも対処していきたいものです。