【スキル不要】エクセルでタスク管理をする方法【おすすめテンプレ有】

こんにちは！ 

 

 

 

最近、仕事でミスりがち。

メモやノートはとるけど見落としもたまに・・・。


「タスク管理は大切！」と聞くのでエクセルでやってみたいけどいまいち分からない。


なので、エクセルでできるおすすめのタスク管理方法を知りたい。

あと、エクセルはそこまで詳しくないのでコツやテンプレなどあればほしい。

 

 

今回はそんな人に向けて書いています。

 

 

記事の内容

▶【スキル不要】エクセルでタスク管理をする方法【おすすめテンプレ有】

▶エクセルでタスクを管理するときのポイントｘ5つ

▶タスク管理がメンタルにも効果的な理由

 

 

小さな会社で働く内勤6年目のサラリーマンです。

 

 

ミスが多く、上司に注意を受けてばかりだった私がエクセルでタスクを管理するようになってからは、

 

「上司からの、あれどうなった？」とか

 

「この手配まだだった、、、。( ﾟДﾟ)」ということが激減しました。

また、エクセルでのタスク管理は

 

 「やったことが見える」ので達成感や自信にもつながります。

タスクを管理して仕事とメンタルを爆上げしていきましょう。

それではスタート！

【スキル不要】エクセルでタスク管理をする方法【おすすめテンプレ有】

 

タスク管理はエクセルでやることをおすすめします。

 

その理由は、

 

・仕事をしているほとんどの人になじみがある

・とくに会社PCではほぼインストールされている
※キーマンズネットの調査によるとエクセル利用率は98.5％

 

私が実際に使用しているタスク管理表がコチラ(グーグルドライブ)です。 

 

参考になれば幸いです。

 

 

エクセルがない人はフリーソフトでも十分です

 

「エクセルがない！」という人もいらっしゃるかと思います。

 

その場合はフリーソフトをおすすめします。

 

下記記事をご参考ください。

 

 

 

見るのが面倒な方は、Microsoft Office(エクセル)との互換性もある無料ソフトで「LibreOffice」というものがあります。

 

うちの会社にいる仏のような同僚も使っておりますが基本的な操作に関してはとくに問題なく使えております。

 

 

 

エクセルでタスクを管理するときのポイントｘ5つ

エクセルでタスクを管理するときのポイントは5つあります。

・忘れないうちにタスクを入力しておくか紙にメモする

・タスクは見返したとき用に分かりやすく書いておく【コツは3つ】

・重要なタスクは色を使って目立たせる

・タスク管理表は定期的にふりかえる

・あなたなだけの「タスク管理表」を作っていく

忘れないうちにタスクを入力しておくか紙にメモする

 

やることは忘れないうちに書きしょう。

 

人間は忘れる生きものだからです。

 

なんと、記憶した20分後には42％も忘れるそうです。

 

 

よく私はあるんですが、

 

やることを思い出した時、注文の電話を受けた直後などに

 

別の入電があり対応する。その最中に

↓

私の業務ケータイに営業さんから着信アリ(もちろん出れない)

↓

計ったかのように突然の来客

 

これにすべて対応して終わったころには、

 

「えーーと、なんだっけな？」

 

と最初の記憶がなくなっていたり、間違って覚えていたりしたこともありました。

 

自分の記憶力を過信していましたね(猛省)

 

 

なのでとにかく忘れないうちにタスクをエクセルへ入力する、もしくは紙にメモです！

 

タスクは見返したとき用に分かりやすく書いておく【コツは3つ】

あなたがタスクを見返したとき用に分かりやすく書いておくのも大切です。

具体的には、

「やること(行動内容)」

「どこに」

「何を」

このあたりを意識しながらエクセルに入力すると見返したときにわかりやすいと思います。

分かりやすくしておく理由としては、

その日で終わるタスクもあれば、1週間・1か月かかるタスクもあるからです。

例えば、

「顧客へ荷物の発送手配をする」であればその日で終わります。

でも、「顧客へ見積回答をする」なら回答待ちなどで3日かかるときもあります。

さらに、「商品の発注」においては納期に3か月かかったりする場合もあります。

なので、あなたがふり返ったときに「あれ？ナンダッケコレ？？」とならないよう、

タスクは見返したとき用に分かりやすくしておきましょう！

重要なタスクは色を使って目立たせる

あなたが「重要だ」、「これ、忘れちゃダメなやつだな」と思うタスクには色を使って目立たせておくとgoodです。

理由は、色をつけることで「完了していないタスク」が一覧できるからです。

テンプレの表では以下の項目に色をつけて「まだ終わってないよ」アピールしてます。

・「完了日 or ステータス」

・「備考欄」

ちなみに、一覧で表示させる方法はご存知の方も多いかと思いますがザックリ言うと、

エクセルには「フィルター」という検索機能があるのでこれを使って色つきタスク(完了していないタスク)を一覧で表示させることができます。

そういう案件に限ってけっこう大事だったりしますからねぇ。

なので、重要なタスクは色を使って目立たせておきましょう！

これで、「3か月前の案件」も忘れない！！

タスク管理表は定期的にふりかえる

タスク管理は定期的にふりかえることにも意味があります。

いわゆる「し、しまった！みっ、見落としていた・・・。」が激減するからです。

私もよくありましたし、実は今もたまにあるんですが(笑)

どれぐらいの頻度でふり返るかと言えば私の場合は、

・仕事をはじめる前

・仕事終わったあと

でふりかえります。

というか無意識にみてます(笑)

とくに、週のはじめ＆終わりには「色をつけたタスク(完了していないタスク)」だけ表示してみるクセをつけています。

これで凡ミスも防げますので、

タスク管理表は定期的にふりかえることをおすすめします。

あなただけの「タスク管理表」を作っていく

あなただけの「タスク管理表」をぜひ、作ってください。

テンプレはしょせんテンプレです。

基本的な項目はあるけどあくまで「今の私にあっている」だけです。

作業開始日・依頼者・内容など基本的な項目は同じかもしれませんが、その書き方や項目数などは環境や状況によっても変わってくると思います。

 

なので、やりながらあなた自身で項目を変えたり、追加したりとタスク管理表をカスタマイズしていけばより良いものができると思います。

 

世界に1つ、あなたなだけの「タスク管理表」を作ってください。

タスク管理がメンタルにも効果的な理由

タスク管理をすることはメンタルにも効果的です。

理由は、タスク管理をすることで「前に進んでいる感」が得られるからです。

私は小さな会社の内勤なので、「何でも屋」みたいなところもあります。 

なのでふと、「何やってんだろう？」的な悟りモードに突入する場合があります。

そんなときは、タスク管理表を見て「やってきたこと」をふり返るようにしています。 

これで「前に進んでいる感」を得られ悟りモードを脱します。

また、自信にもつながります。

ここで、「前に進んでいる感」を得て自信をつけるためにも、セットで意識してほしいことが2つあります。

・タスクの大小は問わない

・できたことをちゃんと認識する

このあたりを意識するとより「前に進んでいる感」を得られるかと思います。

なので、タスク管理をすることはメンタルにも効果的です。

 

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まとめ：【スキル不要】エクセルでタスク管理をする方法

 

いかがだったでしょうか。

 

今回は、エクセルでタスクを管理する方法をご紹介しました。

 

内勤はいわゆる「何でも屋」のポジションになることも少なくありません。

「できて当たりまえ」という感じなので、

タスクを管理して雑多な仕事、突発的な依頼にも対処していきたいものです。